Comment évaluer le succès de son événement?

Organiser un évènement, c’est bien !

Evaluer son succès, c’est mieux !

Vous avez organisé un évènement et ça y est c’est fini, ouf !

Enfin, presque fini… car si vous voulez que celui ci ai des chances de se reproduire, il va falloir évaluer le succès de votre évènement et recueillir la satisfaction, ou non, des participants.

Vous voilà donc reparti pour un tour… il va falloir créer un questionnaire, envoyez les mails aux participants et enfin analyser les résultats.

A partir des résultats, vous pourrez établir un plan d’action pour le prochain évènement : quelles améliorations, ce qu’il faut à tout prix reproduire…

1ère étape : quels critères pour mesurer la satisfaction / le succès de votre event

Critères qualitatifs, quantitatifs? Questions ouvertes, fermées…

Posez vous d’abord la question des objectifs de l’évènement. C’est à partir de ces objectifs que vous pourrez définir les questions qui mesureront le succès de votre event.

Ensuite, vous pouvez réfléchir aux questions.

Ex : si votre évènement a pour but de former vos salariés à un nouveau produit, posez leur des questions sur ce produit, de préférence à choix unique pour voir s’ils ont assimilé les caractéristiques et les arguments commerciaux.

Quel sont les 3 arguments commerciaux principaux du nouveau produit xxxb :

le prix, le design, le réseau de distribution
Le prix, l’experience utilisateur, la mobilité
la communauté, la mobilité et le design

2ème étape : créer votre questionnaire

Pour cela, vous pouvez utiliser des outils comme google forms ou Genius Registration.

L’avantage de Genius Registration est que le formulaire est lié à votre liste d’invité, qui n’aurant pas à remplir leur nom… car il est déjà connu par l’intelligence du système.

Ci dessous un imprim ecran de Genius Registration et de la gestion des questions :

Puis voici 2 autres images montrant comment créer des questions

3ème étape : envoyer votre questionnaire par email aux participants

Maintenant que le questionnaire est établi, il faut le diffuser auprès des invités (participants)

2 solutions :

via un lien et un email via votre boite mail
via un mail automatique envoyé via Genius Registration

Nous vous conseillons évidemment la gestion automatisé de Genius Registration, qui permet d’envoyer le mail uniquement aux présents et de suivre en temps réel qui a répondu…

L’outil vous permet aussi de relancer les invités n’ayant pas répondu.

4ème étape : Analyser les retours du questionnaire

Pour analyser les retours, il faut analyser les questions fermées (facile)

et les ouvertes (un peu plus compliqué et soumis à interprétation.

Nous conseillons que ce soit une autre personne que l’organisateur qui fasse cette analyse afin d’éviter les biais “émotionels”

5ème étape : établir un plan d'action pour les prochains évènements

Il s’agit de prendre toutes les remarques positives et négatives et d’en faire une feuille de route pour le prochains évènement.

Par exemple, vous avez recueilli que les invités n’avaient pas assez mangé à un des repas, vous le mettez sur votre plan d’action pour le prochain évènement et vous indiquerez lors du cahier des charges que le cocktail 18 pièces n’est pas suffisant, il faut un 22 pièces

Si vous voulez gérer vos enquêtes via Genius Registration, regardez la vidéo ci dessous

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