Gestion des inscriptions à un évènement en ligne

Vous souhaitez automatiser la gestion des inscriptions à un évènement ? Vous voulez savoir en temps réel qui vient à un évènement, quel est le nombre de places restantes ?

Grace à Genius Registration by Genius Meetings, notre plateforme de gestion d’inscription en ligne, vous allez enfin pouvoir automatiser les inscriptions à tous vos évènements (séminaires, soirées, conférence, assemblée générale, réunions, workshop, expositions, festivals, foires, conventions…)

Genius Registration, la plateforme pour tous vos besoins d’inscription en ligne (gestion des participants, mailing, site web dédié)

Genius Registration est la plateforme d’inscription en ligne nouvelle génération. Notre logiciel/plateforme est hébergé online et disponible depuis n’importe quel ordinateur disposant d’une connexion internet (dans le cloud).

Elle permet aux organisateurs d’évènements de créer très simplement un site internet dédié à l’évènement, et de permettre aux internautes de s’inscrire en ligne.

Les + de la version gratuite:

L’outil est collaboratif, vous pouvez être plusieurs administrateurs à gérer le site web, les invités (aussi appelé participants), le mailing…
L’outil est disponible en français et anglais
Le site internet peux être accessible à tous ou protégé par un mot de passe. Ainsi, si votre évènement est confidentiel, seul les personnes munies du mot de passe y auront accès
Plusieurs templates de sites internet pour une communication adapté à votre entreprise
Import d’un liste d’invité en 2 clics
Configuration des mails envoyés aux invités illimités. Vous pouvez personnaliser les mails que reçoivent les invités quand ils s’inscrivent, se pré-inscrivent, quand vous les inviter… De plus vous pouvez parametrer des mails « libre » et les envoyé à votre liste
De nombreux filtres pour gérer « massivement » les différentes catégories d’invités/d’inscrits
Création d’un questionnaire de satisfaction et mailing automatique afin de mesurer le succès de votre évènement

Comment gérer mes inscriptions en ligne

Notre objectif : vous faire gagner du temps et améliorer votre efficacité. C’est pour cela que nous avons automatiser au maximum la gestion des inscriptions à vos évènements. Grace à nos outils intelligents, vous vous laissez guider dans la configuration de votre tunnel d’inscription et la création de votre site internet.

Dans cette logique, nous vous permettons de mieux connaitre chacun de vos participants. Vous pouvez en version premium configurer votre formulaire d’inscription (ou de pré-inscription) et rajouter autant de champs que vous le souhaitez pour en savoir plus sur vos invités.

Nous allons maintenant voir étape par étape comment ça marche

1) Créer et personnaliser l’évènement

Renseignez le titre, la date, le sous domaine (url) de votre évènement et personnalisez votre tunnel d’inscription (choix entre pré-inscription et inscription, date d’ouverture et de fermeture des inscriptions…)

2) Configurer les emails que recevront les invités

Le processus d’inscription comprend plusieurs types de mails : invitation, confirmation d’inscription… vous pouvez personnaliser ces emails totalement, l’objet, le corps du mails

3) Configurer le site web dédié à l’évènement

Vous bénéficier ici d’une liberté totale ! Vous pouvez créer autant de pages que vous le souhaitez (page programme, qui sommes nous, mentions légales, réseaux sociaux,…) et évidemment une page inscription.

Vous pouvez insérer du texte, des photos, vidéo, pdf, liens…pour un site d’inscription en ligne à votre image !

Vous pouvez aussi rendre l’accès au site « privé » et accessible uniquement via mot de passe

3.1 Vous pouvez configurer la gestion des accompagnants

Et autoriser un nombre maximum par exemple

3.2 Vous pouvez personnaliser le formulaire d’inscription

Questions, champs obligatoire ou non…

3.3 Vous pouvez configurer des sous évènements ou des sessions

Si votre évènement est complexe et demande l’inscription à des sessions, activités, sous événements… vous pouvez en rajouter autant que vous voulez et limité le nombre d’inscrits par sous-événement (quotas).

4) Lancer votre communication

Envoyez votre email d’invitation personnalisable et communiquez sur les réseaux en quelques clics

5) Collecter et analyser les données

Un reporting automatique est disponible. Vous pouvez exporter toutes les données pour les intégrer dans vos CRM…

Vous pouvez télécharger au format pdf la liste d’émargement mise à jour en temps réel.

Enfin, indiquez sur l’outil qui est venu ou pas pour des statistiques améliorées.

6) Mesurer la satisfaction de vos invités

Créer vos questions (note, choix unique, multiple, texte libre) et diffuser les questionnaires aux participants. Analyser ensuite les retours pour améliorer les prochains évènements et calculer le ROI de votre évènement.

Et maintenant quelques questions/réponses sur les sites d'inscription en ligne et Genius registration :

Genius Registration : un outil de planification d’évènement ?

Oui, tout à fait, Genius Registration vous permet de planifier des évènements et de savoir qui vient, qui ne vient pas….

L’outil vous permet aussi de recevoir des rappels grâce à une to do list intégrée.

Genius Registration : les sites d’inscription en ligne sont ils accessibles depuis mobiles/smartphones ?

Tout à fait, les sites sont 100% responsives afin que les invités puissent s’inscrire aussi bien depuis leur PC que depuis leur téléphone.

Genius registration permet-il de gérer la partie hébergement, transport, logistique, exception alimentaire… ?

Oui, vous pouvez créer autant de question ou de champs dans le formulaire que le souhaitez. Il peut s’agir de question à choix multiple, uniques, de texte libre, de chiffres…Bref, vous avez une liberté totale.

Est-ce que le logiciel Genius Registration est une solution marketing pour les évènements ?

Tout à fait ! Le logiciel vous permet de créer un site internent à votre image et/ou à celle de votre évènement, pour une communication efficace et pertinente. De plus vous pouvez créer autant d’emails que vous le souhaitez et donc communiquer auprès des différentes cibles de votre liste d’invité.

Enfin, les réseaux sociaux ne sont pas oubliés et sont présent sur le site dédié à l’event pour faciliter le partage et le buzz (option activable ou non)

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