Conseils pour vos emailings événementiels

Aujourd’hui, organisez un événement ce n’est plus seulement savoir trouver un lieu, coordonner les différents prestataires…

C’est aussi être un e-communicants qui créé des sites d’inscription pour qualifier des bases de données, un e-marketeur qui envoies des mailings aux prospects pour les inviter à des événements…

Les emailings évènementiels, quesaquo?

Les emailings évènementiels, c’est très simple. Ce sont les emails envoyés en masse dans le cadre d’un événement. (en masse ça peut être 10 emails 🙂 )

Lorsque vous organisez un événements, vous êtes amené à envoyer plusieurs types d’email :

  • Mail “Save the date” pour que les potentiels invités bloquent la date et pour les “teaser”
  • Mail d’invitation à l’événement
  • Mail de confirmation de prise en compte de l’inscription (ou pré-inscription, et à ce moment là il faut faire un mail de confirmation de la pré-inscription mais aussi de refus, si un concurrent tente de s’inscrire par exemple sur votre formulaire d’inscription)
  • Mail de rappel J-7, J-3 voir le jour J ou vous donnez aux inscrits les infos pratiques pour venir, l’accueil…
  • Mail de remerciement après l’événement 
  • Mail de satisfaction (et éventuellement un mail de rappel pour ceux qui ne répondent pas)
  • Et tout autre type d’email envoyé aux invités, inscrits…

Conseils pour rédiger un email évènementiel

Nous n’allons pas ici aborder tous les conseils pour faire un email efficace, mais juste quelques “tips”

  • Simple is better : votre email doit être simple
  • 1 seule idée par email (car les mails sont lus en diagonales par bon nombre de personnes)
  • Un call to action visible (ex : lien pour s’inscrire…)
  • Un objet clair, pas trop long et pas trop publicitaire
Ci dessous quelques exemples :

Emails événementiels : des images ou juste du texte?

Alors avec des images, c’est beaucoup plus joli, c’est sûr. 

Mais la délivrabilité risque d’en souffrir (et donc beaucoup de vos invités ne recevront pas l’email ou il ira en spam)

Il faut donc essayer, dans la mesure du possible d’équilibrer son message.

Une chose est sûre : il doit y avoir du texte. Si vous ne mettrez qu’une image, c’est la quasi certitude que personne ne reçoive votre email.

Emails évènementiels : quels outils?

Alors évidemment nous allons vous conseiller notre outil Genius Registration.

Mais il existe d’autres solutions performantes ! (vous voyez on n’est pas sectaires :))

  • Outils de gestion des participants : ils ont souvent un outil de mailing
  • Outil de mailing professionnels : vous pouvez les utilisez pour créér et/ou envoyer vos emails
  • Votre boite email. Si le nombre de participant est faible, cela reste encore gérable. Le plus compliqué est de généré des emails personnalisés (ex : Bonjour M Dupont…) mais il existe le publipostage word et excel

Un dernier conseil pour les emailings évènementiels ?

Relisez vous bien !

Les fautes d’orthographe, quand on invite des clients…ça peut nuire à votre réputation !

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