Comment gérer l’envoi d’invitation à un événement ?

Comment gérer l’envoi d’invitation à un événement ?

Comment intégrer dans votre organisation événementielle l’envoi des invitations ?

L’organisation d’un événement passe toujours par la gestion des invités. Connaître leur nombre et leur préférence permet de créer un cadre événementiel plus agréable à chacun. Les solutions en ligne permettent d’effectuer cette tâche et offrent même des options supplémentaires. L’avantage de ces solutions est de permettre une numérisation des informations, favorisant ainsi la rapidité à leurs accès.

Faire appel à une plateforme spécialisée

Pour savoir comment gérer l’envoi d’invitation à un événement, vous devrez utiliser une plateforme spécialisée dans les gestions d’événements. Leurs actions sont simples puisque sur une page façonnée à votre image, vous mettre seulement en place un formulaire à remplir. Avec ce formulaire devront également figurer les conditions permettant d’obtenir une invitation, pour tout types d’événement possible, tel qu’un événement éco-responsable par exemple.

Un petit questionnaire sur les attentes de l’invité devra aussi y figurer pour permettre d’offrir à chacun une expérience plus personnalisée. À part cela, la possibilité d’annuler une demande permettra de déprogrammer les emails de relance ou autre. Une inscription à l’aide d’une telle interface vous permettra de collecter les informations concernant chacun de vos invités. Ainsi, après qu’ils aient finalisé leurs inscriptions, il ne restera plus qu’à envoyer les invitations.

Mettre en place un système d’identification des invités

Une invitation pourra avoir plusieurs aspects. La meilleure solution étant une invitation sous forme de QR code qui sera imprimé ou non. Un QR code est un code numérique unique qui est créé à partir des informations que vous fournissez lors de votre inscription. Il peut être représenté sous forme d’une image qui, tout comme une empreinte digitale, est unique au monde.

En imprimant cette image, il suffira ensuite de le scanner avec un appareil spécial pour confirmer l’identité d’un invité. Cette méthode n’est pas obligatoire et il est toujours possible d’utiliser une simple liste de nom pour faire l’identification. Les outils utilisés seront cependant des Smartphones ou tablettes connectés à une base de données contenant les noms de tous les invités. Ce qui peut s’avérer plus efficace.

Gérer ses invités avec Genius registration

Si vous pensez ne pas être en mesure de mettre en place un tel système, alors confiez-vous à Genius registration. C’est une plateforme spécialisée dans l’événementiel web. Elle offre un moyen aux organisateurs d’évènements de créer et de diriger convenablement un évènement jusqu’à son aboutissement, ainsi que de mesurer l’impact de son événement d’entreprise.

La gestion des invitations et de l’étiquetage fait partie de ses attributions. Tout ce que vous aurez à faire c’est de suivre en ligne l’évolution du nombre d’invités et d’exploiter correctement les informations collectées. Les inscriptions, les emailing, les relances et les autres options de gestion seront facilement exécutables via cette plateforme. Par ailleurs, cette dernière est facile à utiliser, car elle est rapide et est dotée d’une interface intuitive.

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